Ausführliche Untersuchungen von Boomerang haben ergeben, dass Cold Mailings zwischen 50 und 125 Wörter lang sein sollten. Ihr solltet dementsprechend schnell zum Punkt kommen und in dieser Kürze eine persönliche Verbindung zum Empfänger aufbauen. Wir verraten Euch in diesem Blogbeitrag die kurze, effiziente und persönliche Cold Mailing-Formel!

Warum automatisierte Massenmails nicht effektiv sind

Eine standardisierte E-Mail-Vorlage hat den Vorteil, dass sie an eine Vielzahl von Kontakten automatisiert versendet werden kann. Das funktioniert mittlerweile mit wenigen Klicks und ohne großen zeitlichen oder finanziellen Aufwand. 

Aber ist diese Herangehensweise auch erfolgversprechend? Kurz gesagt: Begrenzt.

Kaltakquise und damit auch Cold Mailings sind nicht einfach. Der Erhalt einer standardisierten E-Mail wird in den wenigsten Fällen eine Reaktion beim Empfänger auslösen, denn dieser hat das Gefühl, nur ein weiterer Kontakt in einer langen Liste zu sein. 

Wir haben für Euch ein Beispiel gefunden, wie Cold Mailings nicht aussehen sollten. Irina Maltseva ist eine führende Persönlichkeit im Bereich der Kaltakquise und teilt auf LinkedIn regelmäßig Tipps und Erfahrungen:

• Es fehlt eine personalisierte Ansprache mit dem Namen des Empfängers. Ein „Hello there!“ reicht nicht aus, eine persönliche und respektvolle Grundlage zu schaffen und das Interesse Ihres Empfängers zu halten.

• Mit dem Einfügen eines Webseitenlinks zu seiner Webseite werdet Ihr dem Empfänger nicht vermitteln, dass Ihr Euch mit ihm beschäftigt habt. Es braucht ein paar Minuten Ihrer Zeit, um grundlegende Nachforschungen anzustellen und Berührungspunkte mit der Person zu finden, mit der Ihr zusammenarbeiten möchtet.

• Der Absender verdeutlicht nicht, dass er Recherche zu den Themen durchgeführt hat, die Irina Maltseva in ihren Blogs behandelt. 

• Welchen Mehrwert bietet Ihr dem Empfänger konkret und vor allem – welchen seiner Pain Points löst Ihr? Vergessen Sie nicht, dies zu erwähnen.

Wenn automatisierten E-Mail-Vorlagen nicht den gewünschten Erfolg bringen, dann macht es wohl mehr Sinn, eine ausführliche Recherche durchzuführen und eine hoch personalisierte E-Mail zu verfassen, oder? Nicht ganz… 

Warum (über-) personalisierte E-Mails ineffizient sind

Ihr solltet in Cold-Mailings nicht übermäßig personalisieren – Ihr wollen ja niemanden abschrecken. Eine langwierige Recherche zum Empfänger auf allen Social-Media-Kanälen, auf der Webseite usw. ist zwar hilfreich, jedoch in den meisten Fällen gar nicht notwendig. Natürlich würde eine solche E-Mail erfolgreicher sein, aber im Hinblick auf Zeit ist diese Herangehensweise sehr ineffizient. 

Nicht nur im Hinblick auf Eure Zeit, sondern auch die Zeit des Empfängers. Eure potenziellen Kunden und Partner sind meistens beschäftigt. Die Zahl der E-Mails, die Menschen erhalten, steigt jedes Jahr exponentiell an. Im B2B-Bereich ist dieser Trend noch deutlicher zu erkennen. Ihr habt nur ein paar Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen. Die Chancen sind mit einem kurzen und einprägsamen Text viel höher.

Vermeidet deshalb lange, detaillierte E-Mails, die übermäßig viel Zeit zum Lesen benötigen. Solche E-Mails erzielen zwar eine hohe Öffnungsrate, werden jedoch oft nicht vollständig gelesen und somit auch nicht beantwortet. Unabhängig davon, wie authentisch die E-Mail ist, werden die meisten Empfänger beim Anblick einer E-Mail von einer unbekannten Person mit mehr als 150 Wörtern zurückschrecken. 

Ihr solltet also den Zeitaufwand so gering wie möglich halten. Anstatt wie verrückt sehr ausführliche E-Mails an jede einzelne Person zu schreiben, sollten Ihr ein gesundes Gleichgewicht zwischen automatisierten Standardvorlagen und personalisierten Aufsätzen finden.

Die kurze, effiziente und persönliche Cold Mailing-Formel

Gute Cold Mailings sind keine wortgewandten und detailreichen Liebesbriefe, sondern kurze und prägnante Fakten, die auf intelligente Weise das Interesse des Empfängers wecken.

Der Vorteil einer standardisierten, wiederverwendbaren E-Mail-Vorlage ist ihre Kürze und Prägnanz. Umgekehrt liegt der Vorteil einer langen, (über-) personalisierten E-Mail darin, dass sie dem Empfänger echte Zuwendung vermittelt.

Dein Ziel ist es, diese beiden Vorteile in einer zuverlässigen und effektiven Formel zu vereinen. Deswegen empfehlen wir Euch eine einfache Struktur, an der Ihr Euch orientierten könnt: 

1. Begrüßung: Die Begrüßung ist ein kleines Detail, welches jedoch den Erfolg Eurer Cold Mailings stark beeinflusst. Achtet darauf, eine respektvolle Ansprache zu wählen und nicht direkt mit der Tür ins Haus zu fallen und den Namen des Empfängers zu verwenden!

2. Einleitung: Adressiert das Unternehmen des Empfängers und benennt  dieses auch namentlich. 

3. Gemeinsamer Interessenpunkt: Hier solltet Ihr versuchen auf etwas einzugehen, das den Empfänger und Euch verbindet (z. B. ein Artikel oder Beitrag des Empfängers, eine Pressemitteilung oder Eventteilnahme). Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihr gemeinsames Interesse mit dem Zweck Ihrer Kontaktaufnahme zusammenhängt. Andernfalls seid Ihr gezwungen, einen abrupten Übergang zu einem Thema zu machen, das nichts damit zu tun hat. In diesem Fall würde Ihre E-Mail an Authentizität verlieren.

4. Painpoint: In Zusammenhang mit (3) solltet Ihr nun einen klaren Painpoint bzw. Problem des Empfängers und seines Arbeitgebers adressieren. Diese Problem sollte beim Empfänger eine signifikante Relevanz haben und Interesse wecken, weiter zu lesen.

5.  Solution & Social Proof: In diesem Abschnitt Eurer Mail zeigt Ihr Eure Lösung für das Problem des Empfängers auf. Wie genau hilft Euer Produkt oder Service den Painpoint Eures Prospects zu mindern. Fortgeschrittene integrieren hier direkt Elemente von Social Proof von bestehenden Kunden („Die angesprochenen Probleme konnten wir bei Kunde X und Y durch unsere innvovative […] bereits umfangreich lösen“).

6. Call to Action: Schreibt einen freundlichen Schluss mit einer impliziten und klaren Handlungsaufforderung, wie z. B. einer offenen Frage („Wie lösen Sie das Problem von XY aktuell bei Ihnen im Unternehmen?“) oder einer Terminanfrage („Hätte Sie Lust sich zu der Thematik nächsten Dienstag 14.00 Uhr oder Mittwoch 10.00 Uhr einmal auszutauschen?“).

Solange Eure Nachricht ausreichend persönliche Aspekte enthält, werden die Empfänger solche bevorzugen, die leicht zu überfliegen sind. Es ist klar, warum kurze Nachrichten so effektiv sind: Ihr Empfänger ist meist eine viel beschäftigte Person. Beim Öffnen Eurer E-Mail stellt sich jeder Empfänger folgende Fragen: 

• Wer ist das?

• Ist das Spam?

• Was möchte die Person?

• Warum sollte mich das interessieren?

Eure Kontaktperson wird sich zunächst ein paar Sekunden Zeit nehmen, um Eure E-Mail zu überfliegen – wenn Ihr Glück haben. Deswegen sollten Eure Cold Mailings diese vier grundlegenden Fragen schnell und ohne langes Suchen beantworten.

Wenn Ihr lange Aufsätze schreibt, werden Ihr feststellen, dass sehr viele Eurer E-Mails ignoriert werden oder sogar im Spam-Ordner landen. Wenn Ihr allerdings Eure Botschaft effektiv vermittelt und dem Empfänger einen echten Mehrwert für ein Problem bietet, werden Eure Cold Mailings gute Ergebnisse erzielen. 

Effiziente Recherche

Nicht nur der Schreibprozess sollte so effizient wie möglich gestaltet werden, auch die Recherche sollte zielgerichtet sein und nicht unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. 

Bei der Kaltakquise besteht Euer Ziel darin, einen gemeinsamen Interessenpunkt zu finden und den Empfänger davon zu überzeugen, dass er sich für Euch interessieren sollte – nicht mehr und nicht weniger. Natürlich wisst Ihr bereits, warum Ihr ihn kontaktiert, aber der Empfänger muss auch verstehen, warum er sich dafür interessieren sollte. 

Es ist nicht notwendig, eine sehr detaillierte Recherche über das private Leben Eures Empfängers zu betreiben. Es reicht aus, ein Projekt des Empfängers anzusprechen, um sein Interesse an dem zu wecken, was Ihr zu sagen haben.

Letzte Tipps von uns

Denkt daran, dass Kaltakquise harte Arbeit ist, bei der Ihr viel ausprobieren solltet. Die Erstellung guter E-Mail Templates erfordert anfangs viel Zeit und Hingabe selbst mit unserer kurzen und effizienten und persönlichen Cold Mailing-Formel.

Wir haben Euch einige Tipps aus dem Blogbeitrag zusammengefasst, die Ihr für das Verfassen Eurer nächsten Cold Mailings berücksichtigen solltet:

• Beschäftigt Euch mit Deinen potenziellen Interessenten: Es geht nicht darum, eine Liste von E-Mail-Adressen zu sammeln und die gleiche Vorlage an alle Empfänger zu senden, wobei man nur den Vornamen und den Firmennamen ändert. Mit diesem Ansatz werdet Ihr keine nennenswerten Ergebnisse erzielen. Stattdessen solltet Ihr genau wissen, mit wem Ihr Kontakt aufnehmt, warum Ihr das tun, und welchen Nutzen Ihr Ihrer Kontaktperson bieten.

• Schafft Euch einen personalisierten gemeinsamen Interessenpunkt: Ihr solltet jede E-Mail personalisieren, damit jeder Leser erkennen kann, dass er eine von Hand geschriebene Nachricht liest und nicht eine Vorlage, die von einer künstlichen Intelligenz generiert und an Tausende Personen geschickt wurde.

• Beantworte die vier Kernfragen in wenigen Sätzen: Spart Euch Zeit – je kürzer die E-Mail, desto besser und einfacher ist es für den Leser zu verstehen, worum es geht. Eure Empfänger sind beschäftigt und Zeit ist in der Geschäftswelt eine knappe Ressource, daraus ergibt sich auch unser nächster Tipp:

• Fragt nach Interesse, nicht nach Zeit: Tests von Gong haben ergeben, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr bei Cold Mailings eine positive Reaktion erhaltet oder sogar einen Termin vereinbart, ist doppelt so hoch, wenn Ihr Euren Empfänger nach seinem Interesse und nicht nach seiner Zeit oder einem bestimmten Zeitpunkt fragen.

• Optimiert Eure Cold Mailings regelmäßig: Eure Kampagne läuft nicht wie erwartet? Das kommt vor. Ihr denkt daran, A/B-Tests durchzuführen und Optimierungen vorzunehmen? Das ist auch richtig so. Aber bevor Ihr die Performance Eurer Kampagne optimieren können, müssen Ihr zunächst die Ursache des Problems herausfinden. Beginnt damit, Euch einen Überblick über die Performance der Betreffzeilen zu verschaffen und analysiert anschließend die Performance Eurer CTAs. 

• Last but not least: Die Betreffzeile muss das Interesse Ihres Empfängers wecken. Nach einer von Leadium durchgeführten Analyse mit über 40.000 Cold Mailings scheinen kurze Betreffzeilen mit 4 oder weniger Wörtern am besten zu konvertieren. Versucht, die Betreffzeile kurz und prägnant zu halten.

Referenzen:

https://hunter.io/blog/cold-email-lessons/

https://www.gong.io/blog/how-to-write-a-sales-email/

https://blog.close.com/cold-email-personalization-scale/

https://blog.close.com/subject-lines/

https://samszu.com/start-cold-email/

https://blog.boomerangapp.com/2016/02/7-tips-for-getting-more-responses-to-your-emails-with-data/