Die perfekte E-Mail zur Vorbereitung Deines Verkaufsmeetings

Als Vertriebsmitarbeiter kannst Du Dir sicher die große Anzahl an Werbe-E-Mails vorstellen, die man jede Stunde an jedem Tag der Woche erhält. Bei so viel Lärm in Posteingängen und der begrenzten Zeit, die uns zur Verfügung steht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass wir nicht alle E-Mails öffnen können und wollen. 

Wenn Du jedoch eine E-Mail von einem Vertriebsmitarbeiter erhältst, mit dem Du Dich demnächst treffen wirst, würdest Du diese öffnen?

Mit großer Wahrscheinlichkeit schon. Denn der Inhalt dieser E-Mail könnte interessant und wichtig für Dich sein. Deswegen empfehlen wir jedem Vertriebsmitarbeiter, eine E-Mail zur Vorbereitung einer Besprechung oder eines Verkaufsmeetings zu senden. 

Die Wichtigkeit einer Pre-Meeting-E-Mail vor dem Treffen

 

Eine Pre-Meeting-E-Mail wird vor dem Treffen versandt, um dem Empfänger oder Interessenten bei der Vorbereitung zu helfen. Im Wesentlichen gibst Du mit dieser den Ton an und vermittelst, was der Interessent während des Treffens erwarten kann. So stellst Du sicher, dass Du und Dein Ansprechpartner die gleichen Erwartungen an das Treffen habt. 

 

Ein einfacher Vorteil einer solchen E-Mail ist, dass Du Dich von der Konkurrenz abhebst. Wenn Du Recherche betreibst und Deine E-Mail sogar persönlich gestaltest, werden sich potenzielle Kunden an Dich erinnern. 

 

Außerdem ist es von Vorteil, im gesamten Verkaufsprozess den Überblick über Deine Versprechen zu behalten, damit Du diese auch erfüllen kannst. Mit einer Pre-Meeting-E-Mail erinnerst Du den Kunden an Deine versprochenen Leistungen und er weiß zu jedem Zeitpunkt, was er erwarten kann. So vermeidest Du, dass potenzielle Kunden enttäuscht werden, weil sie etwas anderes vom Treffen erwartet haben. Versuche stets Deine Versprechen zu halten oder sogar zu übertreffen, denn damit erhöhst Du die Wahrscheinlichkeit, ein Geschäft abzuschließen. 

 

So verfasst Du eine Pre-Meeting-E-Mail zur Vorbereitung eines Meetings 

 

Um den Prozess effizient zu gestalten, solltest Du eine E-Mail-Vorlage erstellen, auf die Du stets zurückgreifen kannst.

 

Vielleicht kennst Du sogar schon einige der Grundlagen für den Inhalt von Pre-Meeting-E-Mails, aber die tatsächliche Erstellung eines so wichtigen Kommunikationsmittels ist nicht immer einfach.

 

Eine solche E-Mail muss in jedem Fall eine Erinnerung enthalten, die Ort, Zeit und Datum der Besprechung bestätigt. Außerdem solltest Du die Teilnehmer erneut über den Zweck der Besprechung informieren, damit sie ein oder zwei Tage vor der Besprechung Berichte oder Materialien vorbereiten können.

 

Zur Vorbereitung einer solchen E-Mail-Vorlage solltest Du folgende Schritte befolgen:

 

1. Füge eine spezifische Betreffzeile hinzu.

Der Einfachheit halber sollte die Betreffzeile den Tag und das Thema des Meetings enthalten. Je aufmerksamkeitsstärker oder relevanter die Betreffzeile ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Dein Interessent sie öffnet.

 

Laut Invesp öffnen 47 % der E-Mail-Empfänger ihre E-Mails aufgrund der Betreffzeile. E-Mails mit einer personalisierten Betreffzeile wurden mit 22 % höherer Wahrscheinlichkeit geöffnet.

 

2. Verfasse eine persönliche Begrüßung.

Bei diesem Schritt muss es nicht unbedingt ausgefallen sein. Eine simple, aber persönliche Begrüßung wie „Hallo [Name]!“ oder „Guten Tag Frau / Herr [Nachname]“ ist ausreichend.

 

3. Erinnere den potenziellen Kunden, worum es in dem Meeting gehen wird.

Dieser Absatz sollte den Zweck des Treffens und Deine Erwartungen in 2 bis 3 Sätzen beschreiben.

 

Hier ein Beispiel:

„Ich freue mich darauf, Sie in [Ort und Zeit] zu treffen. Wie ich bereits bei unserem Telefonat am [Datum] erwähnt habe, werde ich [Produkt] vorstellen, das sich auf Ihr [Ziel] bezieht. Wir wollen [Infos über Deine Unternehmensmarke].“

 

4. Verfasse einen Schluss mit hilfreichen Hinweisen.

Der Schlusssatz kann dazu genutzt werden, Deinen Interessenten auf Unternehmensinhalte zu verweisen, die ihn auf das Meeting vorbereiten. Dabei kann es sich um einen Link zu einem Video, einem Whitepaper oder einem anderen hochwertigen Inhalt handeln, der sich auf das bevorstehende Treffen bezieht.

 

Biete dem Interessenten zusätzliches Material an und stehe für Fragen oder Feedback zur Verfügung.

 

Hier ein Beispiel:

„Wenn Sie neugierig sind, können Sie sich ein kurzes Video über [Produkt] auf unserer Website ansehen. Sie können uns gerne eine E-Mail schicken oder anrufen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, bevor wir uns am [Datum und Uhrzeit] treffen.“

 

5. Beende Deine Pre-Meeting-E-Mail freundlich.

Du bist fertig mit deiner ersten Pre-Meeting-E-Mail. „Ich freue mich auf das Treffen mit Ihnen“, gefolgt von Deinem Namen, ist eine freundliche und einfache Art und Weise, eine E-Mail zur Vorbereitung eines Treffens zu beenden.

 

Personalisiere Deine Pre-Meeting-E-Mails

 

Denke daran, dass die E-Mail-Vorlage für die Vorbereitung auf ein Treffen nur der erste Schritt ist. Um Deine Verkaufschancen zu erhöhen, solltest Du Deine E-Mails stets personalisieren und so eine Beziehung zum Interessenten aufbauen. Wenn Du in Deinem Unternehmen ein Customer-Relationship-Management-Tool eingeführt hast, bietet es Dir wertvolle Informationen, die Du zur Personalisierung einer E-Mail nutzen kannst. 

 

Alle persönlichen Informationen, die Du über Deinen potenziellen Kunden benötigst, sammelst Du über den gesamten Verkaufsprozess hinweg in diesem CRM-Tool und kannst sie zu jedem Zeitpunkt aufrufen. 

 

Denke außerdem daran, dass es nicht nur wichtig ist, Deinem Interessenten Informationen zur Verfügung zu stellen, sondern Du genauso auf Informationen seitens der potenziellen Kunden angewiesen bist. Nur mit diesen Informationen kannst Du Deine E-Mails sinnvoll personalisieren und den Erfolg Deines Verkaufsgesprächs sichern. 

 

Beispiel einer Pre-Meeting-E-Mail

 

Um Dir bei der Erstellung einer Vorlage zu helfen, haben wir hier ein Beispiel für Dich verfasst: 

 

„Hallo [Name], 

ich freue mich auf unser Treffen morgen in [Ort und Zeit]! Ich denke, ich werde einen guten Einblick in die Herausforderungen und Ziele Deines Unternehmens bekommen und verstehen, wie wir und unser [Produkt] helfen können, um diese zu erreichen. 

 

In der Zwischenzeit kannst Du Dir gerne unsere neue Case Study mit einem ähnlichen Unternehmen anschauen. Ich bin sehr gespannt, was Du dazu sagst! Hier ist der Link: [link einfügen]

Du kannst mich gerne jederzeit kontaktieren, wenn Du Fragen hast. Wenn nicht, freue ich mich, Dich morgen persönlich kennenzulernen! 

 

Freundliche Grüße

[Dein Name]“

 

In diesem Beispiel wurden alle Informationen kurz, prägnant und direkt gehalten. Der Interessent wurde an das vereinbarte Treffen erinnert und erhielt einen kurzen Überblick darüber, was besprochen wird.

 

Alternativ kannst Du Deiner E-Mail eine Agenda anhängen und diese vom Interessenten bestätigen lassen. So kommen alle Teilnehmer vorbereitet in das Meeting. Manchmal ist es sogar sinnvoll, dem Interessenten vor dem Treffen weitere Unterlagen zuzusenden, damit er die Möglichkeit hat, ein Brainstorming durchzuführen und sich Fragen zu überlegen. Wenn Du im Vorfeld Materialien wie zum Beispiel eine Demo oder einen Überblick über Deine Dienstleistungen zur Verfügung stellst, kann er die Informationen in Ruhe sichten und sich ein Bild davon machen, wie Dein Produkt für sein Unternehmen von Nutzen sein kann.

 

Das Versenden einer E-Mail vor dem Treffen mag formell erscheinen, aber es ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Dein Verkaufsgespräch reibungslos abläuft. Darüber hinaus verleiht es dem Treffen eine menschliche Note.