Zeitmanagement im Vertrieb

Wie verwalte ich meine Zeit effektiv im Vertrieb?

Merlin Mechler, Business Development Manager @ Global Sales Leaders

Der heutige Blogpost ist für alle, die sich fragen: „Wie verwalte ich meine Zeit effektiv im Vertrieb?“
Dieses Thema wird von vielen Salespeople diskutiert und darüber geschrieben.

Die meisten Menschen in diesem Bereich glauben, dass es ein großes Mysterium ist oder sogar zu komplex, um es vollständig zu verstehen. In Wahrheit ist es jedoch gar nicht so schwer!

Wenn man weiß, worauf man achten muss und welche Strategien angewendet werden können, kann man sehr erfolgreich sein.

In diesem Blogpost werde ich dir zeigen, was du alles beachten musst und welche Taktiken du anwenden kannst, um deine Zeit effizient im Vertrieb zu verwalten.

1. Einführung

 

1440!

 

Das ist die Anzahl der Minuten, die wir jeden Tag haben. Wenn wir jetzt durchschnittlich 7 Stunden Schlaf abziehen (420 Minuten) bleiben unterm Strich noch immer 1020 Minuten übrig.

 

Jetzt geht es darum einmal ganz genau hinzugucken wofür du wieviel Zeit aufbringst.

 

Denn 1020 Minuten pro Tag sind eine ganze Menge, und es kann eine ziemlich große Menge an Arbeit abgearbeitet werden, ohne auf Pausen zu verzichten! In diesem Blogartikel möchte ich dir einen groben Einblick darüber geben, wieso Zeitmanagement so wichtig ist, was du beachten solltest und wie auch du es schaffen kannst am Ende des Tages mehr Zeit für das zu haben, was dir am wichtigsten ist.

 

Ready? Los gehts!

 

2. Warum Zeitmanagement so wichtig ist

 

Was glaubst du, unterscheidet viele Erfolgreiche Menschen da draußen vom Rest?

 

Nein es liegt erstmal nicht am Geld. Sie sind nicht unbedingt intelligenter als wir und haben auch keine 50 Stunden am Tag zur Verfügung. 

 

Die Grundvorraussetzungen sind gleich.

 

Was viele verstanden haben ist, dass Zeitmanagement gepaart mit dem richtigen Mindest der Eintritt zur High Performance ist.

 

Wenn du genau weißt, was du tun musst um dahin zu kommen, wo du hin willst, ist das ein erster wichtiger Schritt.

 

Wenn du dann noch weißt, wieviel Zeit du für welche Aufgaben benötigst, wie du die einzelnen Aufgaben vielleicht sogar noch produktiver erledigen kannst um so noch mehr Zeit zu sparen, dann geht es richtig zur Sache.

 

Das gute dabei: Jeder kann es lernen!

 

3. Tipps für ein effektives Zeitmanagement

 

Egal, ob du in einem großen oder kleinen Unternehmen arbeitest, effektive Zeitverwaltung ist entscheidend für den Erfolg deiner Verkaufszahlen. Die gute Nachricht ist: Es gibt eine Menge Tipps und Tricks, die dir helfen können, deine Zeit im Vertrieb besser zu verwalten. 

 

Schauen wir uns einmal 5 Tipps an: 

 

1) Setze Prioritäten: 

 

Jeden Morgen solltest du dir überlegen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und dich darauf konzentrieren. Dabei ist es hilfreich, zuerst die schwierigsten Aufgaben zu erledigen – so hast du sie gleich „aus dem Weg“ und kannst dich anschließend leichter auf die anderen Sachen konzentrieren. 

 

Die Thematik dahinter heißt “Eat the Frog”, gibt auch ein schönes Buch von Brian Tracy dazu. Zum anderen solltest du dich einmal mit der Eisenhower Matrix beschäftigen. Sie besteht aus 4 Bereichen. Die Bereiche sind unterteilt in:

 

  1. Wichtig und Dringend, 
  2. Wichtig aber nicht dringend, 
  3. Dringend aber nicht wichtig und 
  4. Nicht wichtig und nicht dringend.

 

Du solltest dafür sorgen, dass du täglich nur etwa 1-3 Aufgaben im ersten Bereich hast. Du deine daily Tasks im zweiten Bereich abarbeitest und alles im dritten Bereich so gut es geht delegierst.

 

Die Sachen im letzten kannst du getrost löschen oder auf eine Liste schreiben die du dir jeden Monat oder jedes Quartal bei der Planung vornimmst um zu schauen, ob sich die Priorität geändert hat.

 

 

2) Plane Pausen ein: 

 

Arbeite nicht ununterbrochen! Du brauchst regelmäßige Pausen, um dich zu erholen und neue Kraft zu tanken. Plane also bewusst Zeit für Kaffee- oder Lunchpausen ein und nutze diese Zeit auch wirklich für eine Pause (keine Arbeit am Handy!).

 

Hier gibt es als gute Empfehlung die Pomodoro-Technik. Im Grund sagt sie folgendes aus:

 

“Teile deinen Arbeitstag in 30 Min Blöcke auf und mache nach jedem Block 5 Minuten Pause. Nach 4 solchen Blöcken á 30 Minuten + 5 Minuten Pause, machst du eine größere Pause von 30-60 Minuten.”

 

Ich bin ganz ehrlich, ein großer Fan bin ich aus Perspektive der Performance nicht davon. Daher hier meine ganz persönliche Empfehlung wie es besser geht:

 

“Plane Blöcke zwischen 30-240 Minuten für ein und das selbe Aufgabengebiet. Nach einem solchen Block machst du zwischen 5-60 Minuten Pause. Kommt auf die länge des Blockes an. Wenn du einen 240 Minuten Block hast, dann mach 60 Minuten Pause danach.”

 

Der Hintergrund an meiner Optimierung der Pomodoro-Technik ist die Hinzuziehung des FLOW-Zustands. Normalerweise treten wir bei den richtigen Bedingungen nach etwa 15-25 Minuten in den Flow ein. Und wenn du nach 15-5 Minuten schon wieder rausgerissen wirst nur um 5 Minuten Pause zu machen, dann ist das alles andere als produktiv.

 

 

3) Lerne „Nein“ zu sagen: 

 

Um effektiv arbeiten zu können, musst du lernen „Nein“ zu sagen – sonst nimmst du dir immer mehr vor als möglich ist und es bleibt am Ende doch liegen. Sag also ruhig mal ab, wenn Freunde dich spontan zum Essengehen einladen oder der Kollege dich fragt, ob du ihm bei seiner Präsentation helfen kannst. Deine Zeit ist knapp und sollte gut geplant sein!

 

Auch bei der Arbeit im Vertrieb ist es wichtig Nein zu sagen! Es kommt dabei natürlich immer auf den Einzelfall an, aber nicht jeder Kunde ist gut für das Unternehmen. 

Du stehst an der Front und lernst die Kunden kennen. Wenn du bereits absehen kannst, ob es zu einer toxischen Beziehung kommen kann und der Stress am Ende größer ist als der Nutzen des Cash der damit erwirtschaftet wird, dann sag lieber Nein!

 

 

4) Mach Fehler: 

 

Ja genau – Fehler sind okay! Jeder Mensch macht mal Fehler und das ist auch völlig normal. Lass dich deshalb von Rückschlägen nicht entmutigen und mach weiter – so lernst du dazu und wirst mit der Zeit immer besser!

 

Dazu mal eine kleine Anekdote die ich mal gehört habe die aus dem englischen stammt. 

 

FAIL = First attempt in learning.

 

Fehler zu machen gehört als normaler Lernprozess einfach dazu.

 

Gerne nochmal ein anderes Beispiel. Jeder der Kinder hat weiß das, wie oft stehen kleine Kinder aus, versuchen zu laufen, fallen hin und machen es wieder? Hundertmal vielleicht. Aber auf jeden Fall solange, bis sie laufen können. So läuft es in so vielen Dingen in unserem leben.

 

Also sei einfach mal wieder Kind und mach Fehler um daraus zu lernen!

 

 

5) Finde deinen Rhythmus: 

 

Wir alle sind verschiedene Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Finde heraus, was für dich funktioniert – ob morgens früh rausgehen oder abends Spätschicht machen besser funktioniert. Hör auf deinen Körper und tu was gut tut!

 

Genauso ist es auch mit deiner Performance im Allgemeinen. Jeder Mensch hat sogenannte Produktivzeiten, in denen wir einfach am besten funktionieren. Deine Aufgabe ist es, diese herauszufinden und diese dann mit den Aufgaben zu Matchen die dort am besten untergebracht sind um am schnellsten an dein Ziel zu kommen.

 

 

4. Wie du deinen Arbeitstag effektiver gestalten kannst

 

Wenn du im Vertrieb arbeitest, weißt du, wie wichtig es ist, deine Zeit effektiv zu nutzen. Jeden Tag kämpfst du gegen die Uhr, um so viel wie möglich zu erledigen. Die gute Nachricht ist: Es gibt einige Tricks und Kniffe, mit denen du deinen Arbeitstag effektiver gestalten kannst. Mit diesen Tipps wirst du mehr in weniger Zeit erreichen und dir am Ende des Tages die Frage nicht mehr stellen müssen: „Was habe ich heute eigentlich gemacht?“ Einer der ersten Schritte, um effektiver zu arbeiten, ist es, dir jeden Morgen klarzumachen, was genau deine Ziele für den Tag sind. Stelle dir also folgende Fragen: 

 

Welche Aufgaben musst du unbedingt heute erledigen? 

Welche Termine hast du? 

Und welche Projekte willst du voranbringen? 

 

Sobald du weißt, was auf dem Plan steht, kannst du dich darauf konzentrieren und entsprechend priorisieren.

 

Ein weiterer wichtiger Tipp ist es, dir Pausen zu nehmen. Ja, du hast viel zu tun und musst die Arbeit möglichst schnell erledigen. Aber wenn du dich ständig abhetzt und keine Pausen machst, bist du am Ende des Tages ausgelaugt und kannst dich nicht mehr richtig konzentrieren. Also nimm dir regelmäßig kleine Auszeiten, in denen du dich entspannst, etwas trinkst oder einfach nur durchatmest. 

 

Du wirst sehen, dass du danach umso produktiver sein wirst. Manchmal hilft es auch, den Arbeitstag mit einer anderen Routine zu beginnen. Wenn du immer denselben Ablauf hast, fällt es dir irgendwann schwer, dich zu motivieren. Probiere doch einfach mal was Neues aus und ändere dein Morgenritual. Vielleicht kannst du ja anfangen, mit einem kleinen Workout in den Tag zu starten oder dir morgens mehr Zeit für ein ausgiebiges Frühstück zu nehmen. 

 

Es gibt kein richtig oder falsch, solange es dir hilft, effektiver zu arbeiten. Falls du trotzdem mal einen Tag hast, an dem du einfach nicht so recht in die Gänge kommst, ist das auch nicht weiter schlimm. Mach einfach das Beste draus und verschiebe die Dinge, die du nicht geschafft hast, auf den nächsten Tag. Wichtig ist nur, dass du dich nicht unter Druck setzt und denkst, dass du alles perfekt machen musst. Immerhin ist niemand perfekt – auch wenn er oder sie vielleicht so tut. 

 

Zum Schluss noch ein kleiner Geheimtipp:

 

Versuch doch mal verschiedene Aufgaben an unterschiedlichen Orten zu machen. 

 

Vielleicht kannst du Cold Calling am besten im stehen in der Küche machen? Demos am besten am Schreibtisch und Research + Networking auf LinkedIn vielleicht mit einer Kuscheldecke auf der Couch. 

 

Wenn du für jeden einzelnen Arbeitsbereich deinen “Ort” gefunden hast kann ich dir versichern, dass folgendes passieren wird. Sobald du an den entsprechenden Ort kommst bist du mental sofort in dem State, dass du wie auf Knopfdruck performen kannst, kreativer bist und einfach fitter durch den Tag kommst.

 

5. Produktivität = Effektivität + Effizienz 

Höher, schneller, besser. Du kennst es. Gerade im Vertrieb ist es doch so, dass man am besten mehr machen sollte, wenn man dabei ist sein Ziel zu verfehlen.

 

Deshalb dachte ich, dass ich dir heute einmal erkläre, was Produktivität eigentlich ist und was du für dich daraus lernen kannst.

 

Die Formel für Produktivität ist ganz einfach, man nehme die Gleichung der eigenen Effektivität + Effizienz und schon weißt du, wie produktiv du bist.

 

Was genau heißt jetzt aber Effektivität und Effizienz? Easy!

 

Effektivität steht für den direkten Weg zum Ziel, ohne Umwege und ohne Beachtung von Ressourcen. Umso effektiver etwas ist, desto schneller und direkter erreichst du dein Ziel. Mit dem Kopf durch die Metallwand wenn es sein muss.

 

Effizienz steht für den ressourcenschonendsten Weg zum Ziel. Auch wenn dich der Weg zum Ziel 50 Jahre kostet, du dafür aber quasi kaum Kraft, Energie, Geld und sonst was investiert hast, war es definitiv der effizienteste Weg zum Ziel.

 

Wenn du nun beide Punkte zusammen nimmst, und versucht den direktesten Weg bei gleichzeitig normalen Einsatz von Ressourcen zu erreichen, dann bist du am Sweet Spot der Produktivität gelandet.

 

Also: Wenn du mal wieder gefrustet bist, weil denkst, nicht weiterzukommen, oder zu langsam voranzukommen, dann schau immer auf deine Produktivität. Wie effektiv bist du aktuell und wie effizient? Wo muss die Stellschraube gedreht werden um voran zu kommen?

Du brauchst mehr Dampf auf der Pipeline?

Gemeinsam checken wir deine Salesstrukturen und Prozesse kostenlosen und bringen wir Dein Unternehmen auf das nächste Level!

Wir machen die Akquise neuer Kunden für Unternehmen einfach und unkompliziert. In unserem kostenlosem Sales Health Check überprüfen wir gemeinsam mit dir, deine Prozesse um mögliches Optimierungspotenzial aufzudecken.

Wie Du eine erfolgreiche B2B-Vertriebsstrategie aufbaust

Sales as a Service

Wie Du eine erfolgreiche B2B-Vertriebsstrategie aufbaust

Vertriebsbegriffe von A - Z Das Glossar der B2B-Vertriebskommunikation

Vertriebswissen

Vertriebsbegriffe von A – Z: Das Glossar der B2B-Vertriebskommunikation